چطور می‌توانیم جلسات آنلاین پربارتری داشته باشیم؟

در سال ۲۰۲۰ و به دلیل پاندمی کرونا، کسب‌وکارهای بسیاری مجبور شدند تا سبک کاری خود را از حضوری به دورکاری و استفاده از پلتفرم‌های ارتباطی دیجیتال تغییر دهند. در نتیجه این اتفاق، جلسات مجازی تا سال ۲۰۲۲ از ۴۸درصد به ۷۷ درصد رسیدند و افراد بسیاری همچنان این سبک از ارتباط را برای جلسات کاری خود ترجیح می‌دهند.

اما مشکل اصلی اینجاست که فقط ۳۰ درصد از این جلسات مفید هستند و در واقع بسیاری از مدیران و کارمندان این احساس را دارند که بخش قابل توجهی از این جلسات می‌تواند با ایمیل جایگزین شود. در این مطلب قصد داریم از زوایای مختلفی این چالش را بررسی کنیم و راهکارهای مناسب را ارائه دهیم.

جنبه روانشناختی جلسات آنلاین مداوم

جلسات مداوم و غیرضروری، به ویژه در محیط‌های مجازی، می‌توانند تاثیرات منفی قابل توجهی بر سلامت روان کارمندان داشته باشند. استرس ناشی از جلسات پشت سر هم، احساس فرسودگی شغلی و کاهش تمرکز را می‌توان از پیامدهای شایع این نوع ارتباط دانست. علاوه بر این، احساس اجبار به حضور مداوم و پاسخگویی فوری و در لحظه هم می‌تواند فشار روانی مضاعف به وجود آورد و منجر به کاهش کیفیت زندگی کاری و حرفه‌ای گردد. در صورتی که کاهش تعداد و زمان جلسات و البته به وجود آوردن زمان‌هایی برای کار متمرکز، فرصتی را برای استراحت ذهن و تجدید قوا فراهم می‌سازد.

کاهش تمرکز در جلسات آنلاین به چه دلیل است؟

زمان مفید بسیاری از جلسات آنلاین چیزی حدود ۳۰ دقیقه است چون دامنه توجه انسان می‌تواند پس از تقریبا ۱۰ تا ۱۵ دقیقه فعالیت متمرکز، شروع به کاهش کند و بعد از ۳۰ دقیقه به طور قابل توجهی کمتر شود. به همین دلیل است که کارشناسان بسیاری توصیه می‌کنند برای استفاده حداکثری از میزان بهره‌وری در کار، زمان جلسات به ۳۰ دقیقه کاهش بیابد.

این اتفاق باعث می‌شود تا میتینگ‌ها به طور متمرکز پیش بروند و اعضای تیم به جای مولتی تسک کردن، روی محتوای جلسه تمرکز کنند. در نتیجه تیم شما بهره‌وری بیشتری را نیز تجربه خواهد کرد.

به جای برگزاری مکرر جلسات آنلاین طولانی چه کاری انجام دهیم؟

معمولا بسیاری از جلسات آنلاین را می‌توان با ایمیل یا سایر روش‌های ارتباطی در شبکه‌های اجتماعی جایگزین کرد. به همین دلیل در ادامه این مطلب، نحوه انجام این کار برای رسیدن به بهره‌وری بیشتر در جلسات و کاهش خستگی تیم را توضیح می‌دهیم.

    ۱. ایمیل‌های واضح، مختصر و مفید بفرستید

جلسات آنلاین برای بحث‌های پیچیده، توضیحات طولانی و موقعیت‌هایی مثل آشنایی با اعضای تیم ضروری هستند اما در بقیه مواقع می‌توان با ارسال ایمیل از برگزاری جلسات غیرضروری اجتناب کرد. معمولا انتخاب جلسه به جای ایمیل به دلیل ترس از سوءتعبییر یا عدم شفافیت است. اما اگر به جای اتلاف وقت در جلسات طولانی، از مهارت نوشتن یک ایمیل جامع استفاده کنید می‌توانید خلاصه بحث و تایید توافقات را به صورت کتبی در اختیار اعضای تیم قرار دهید. با این کار علاوه بر این که اطلاعات را به صورت یک‌دست و شفاف ارائه می‌دهید، متنی هم وجود دارد که در صورت وجود هرگونه سؤال بتوان دوباره به آن مراجعه کرد. در ادامه چند نکته مهم برای تنظیم ایمیل و جلوگیری از اتلاف وقت را توضیح می‌دهیم:

• موضوع ایمیل را به طور واضح و مشخص بنویسید. مثلا به جای این که فقط بنویسید «گزارش ماهانه»، تاریخ دقیق و موضوع گزارش را هم ذکر کنید.
• محتوای ایمیل را در پاراگراف‌های کوتاه و با استفاده از بولت پوینت، خلاصه‌تر کنید. برای ساختاردهی بهتر اطلاعات توصیه می‌کنیم هر پاراگراف در ۲ الی ۳ جمله خلاصه شود.
• خواسته خود را به صورت مستقیم و واضح بیان کنید تا مشخص شود چه وظایفی باید دقیقا توسط چه افرادی و به چه ترتیبی انجام شود. با این کار همه اعضای تیم از وظایفشان به طور دقیق آگاه خواهند شد و می‌دانند در صورت وجود هرگونه سؤال یا نیاز به کمک باید به سراغ کدام عضو تیم بروند.
• هدف ایمیل را در جملات اول بیان کنید و از مقدمه‌های طولانی بپرهیزید.
• زمان مشخص برای پاسخ یا انجام اقدام را حتما در ایمیل مشخص کنید.
• و در پایان، متن را دوباره بخوانید و در صورت نیاز به ویرایش، آن را ادیت کنید.

شاید نوشتن یک ایمیل اصولی و یادگیری این مهارت کمی به زمان نیاز داشته باشد اما توجه داشته باشید که با سرمایه‌گذاری روی یک مهارت جدید می‌توانید در آینده به میزان خیلی بیشتری از اتلاف وقت اعضای تیم در جلسات جلوگیری کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.

    ۲. از روش‌های ارتباطی جایگزین استفاده کنید

برخی از شرکت‌ها بر فرهنگ «همیشه در دسترس بودن» اعضای تیم پافشاری دارند  و به همین دلیل کارمندان مجبور می‌شوند در تمامی جلسات آنلاین و غیرضروری شرکت داشته باشند تا در دسترس بودن و پاسخگویی مداوم خود را نشان دهند و ممکن است کارایی تیم به طور قابل توجهی تحت تاثیر قرار گیرد.

برای رفع این مشکل پیشنهاد می‌کنیم تعداد تماس‌های موردنیاز برای نشان دادن کار را به حداقل برسانید و روش‌های ارتباطی جایگزین را برای حفظ ارتباط بررسی کنید. به عنوان مثال استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و پلتفرم‌های پیامرسان منجر می‌شود دقیقا روی کار و هدف مشخصتان متمرکز شوید و از هرگونه حواس‌پرتی و اتلاف وقت جلوگیری کنید. در نتیجه کمک گرفتن از ابزارها، همکاری متمرکز، بدون نیاز به جلسات مداوم اتفاق میفتد.

    ۳. یک پروتکل ارتباطی واضح داشته باشید

با تیم خود صحبت کنید و سناریوهایی را مشخص کنید که در آن ایمیل (پیام مستقیم) کفایت می‌کند. مثلا به اشتراک گذاشتن اطلاعات، به روز رسانی و گزارش درباره روند پیشرفت پروژه و درخواست‌های ساده را می‌توان فقط با یک ایمیل انجام داد.

و البته درباره زمان‌هایی که حتما باید جلسه برگزار کرد هم صحبت کنید. برای مثال نمی‌توان به مذاکره‌های پیچیده، امور فوری و جلسات طوفان فکری یا Brainstorm در قالب ایمیل رسیدگی کرد.

با انجام این کار شما و اعضای تیم مطمئن خواهید شد که فقط در مواقع ضروری و موردنیاز جلسه خواهید داشت. علاوه بر این، افزایش بهره‌وری و ارتباطی بهبودیافته‌تر را نیز تجربه خواهید کرد.

    ۴. زمان مشخصی را به کار متمرکز و بدون حواس‌پرتی اختصاص دهید

وقتی مدیر یا اعضای دیگر تیم به طور مکرر تماس می‌گیرند یا جلسات آنلاین برگزار می‌کنند، حفظ تمرکز و انجام کار تقریبا غیرممکن می‌شود. درست است که پاسخگویی به تماس‌های کاری به طور رسمی بخشی از زمان کاری کارکنان به شمار می‌روند اما در واقع این اتفاق باعث می‌شود تقریبا ۹۲ درصد از کارمندان در طول جلسات آنلاین مولتی‌تسک کنند و به طور همزمان مشغول وظایف دیگر هم باشند. با این کار تمرکز روی جلسه و کارهای دیگر کاهش می‌یابد و خروجی هیچکدام ایده‌آل یا حتی پربازده نخواهد بود.

به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم افراد زمانی را به کار متمرکز اختصاص دهند و البته به زمان تمرکز دیگران هم احترام بگذارند و فقط از طریق پیام به یکدیگر آپدیت‌های لازم درباره پروژه را ارائه دهند.

مزایای ایجاد زمان برای کار متمرکز

همان‌طور که در قسمت اول این مقاله اشاره کردیم، وقتی زمان مشخصی روی کار متمرکز می‌شوید نه تنها بهره‌وری بیشتری را تجربه می‌کنید، بلکه با بهبود خلاقیت و درگیر کردن ذهن به میزان سالم می‌توانید در تسک‌ها و وظایف کاری خود عمیق‌تر عمل کنید و ایده‌های نوآورانه‌تری ارائه دهید. این اتفاق احساس رضایت از کار را بهبود می‌بخشد، استرس را کاهش می‌دهد و به افزایش کیفیت زندگی کاری نیز کمک می‌کند. با ایجاد چنین فرهنگی در محل کار می‌توان محیطی سالم‌تر و پربارتر را در محیط فراهم کرد و اطمینان داشت که همه اعضای تیم برای زمان کار متمرکز یکدیگر ارزش قائل هستند.

    ۵. ارتباطتان با دیگر اعضای تیم را تجزیه و تحلیل کنید

و نکته آخر که از اهمیت بسیاری هم برخوردار است، قبل از این که توصیه‌های بالا را عملی کنید به تجزیه و تحلیل الگوهای ارتباطی فعلی خود و اعضای تیم بپردازید. با تیم خود صحبت کنید و از نظرات و دیدگاه‌های آن‌ها برای افزایش کارایی و جلسات آنلاین کمک بگیرید.

با همفکری و توافق تیمی می‌توانید به بهترین نتیجه ممکن برسید و روشی را برای تیمتان استفاده کنید که شاید برای تیم‌های دیگر کاربردی نباشد اما بالاترین میزان بهره‌وری را برای شما فراهم سازد.